Welke manieren zorgen ervoor dat relatie-informatie actueel blijft?
- Hoe meer informatie wordt vastgelegd in een CRM-systeem, des te sneller dit veroudert. De eerste basisregel om informatie actueel en up to date te houden is om de meest essentiële relatie-informatie gestructureerd vast te leggen om klantgericht te kunnen zijn. Less is more!!
- Beleg de verantwoordelijkheid voor het inzamelen en onderhouden van relatie-informatie bij een concreet persoon (accountmanager, marketingmanager, binnendienstmedewerker). Het is belangrijk om medewerkers aan te spreken als de gegevens van hun organisaties of contactpersonen structureel slecht onderhouden worden. Hier horen ook kwaliteitsnormen bij (verplichte informatievelden, eenduidige schrijfwijzen).
- De derde basisregel is om een centraal CRM-systeem op te zetten en te voorkomen dat relatiegegevens uit andere sub-systemen worden gebruikt. Voorkom dat collega’s in eigen systemen (Outlook, Excel, telefoon/PDA) ieder hun eigen adressen vastleggen en onderhouden. Relatie-informatie deel je met elkaar en ieder speelt zijn rol om samen informatie van organisaties en contactpersonen in deze centrale bron actueel te houden.
- Verhoog de gebruiksfrequentie van een centraal adressenbestand. Dit is ook een succesvolle manier om NAW-bestanden actueel te houden. Hoe vaker u het centrale informatiebestand voor verschillende communicatie (persoonlijke bezoeken, facturen, mailings, nieuwsbrief, enzovoort) gebruikt, des te eerder krijgt u de signalen voor verhuizingen via collega’s, postretouren of mail-bouncers. Deze dienen snel te worden verwerkt in het centrale CRM-systeem, zodat collega’s automatisch over wijzigingen geïnformeerd worden.
- Via integratie met een financieel-logistiek systeem (boekhoudsysteem) stroomt er meer waardevolle informatie in het CRM-systeem. Hierin bepaal je welk systeem leidend is voor welke informatie. Tot de eerste opdracht/order staan prospects bijvoorbeeld enkel in het CRM-systeem. Als iemand klant wordt, zou de informatie van het CRM-systeem doorgezet moeten worden naar het financiële systeem. Hier komt natuurlijk meer financiële informatie bij, zoals een klantnummer en of facturen al betaald zijn. Regels zijn belangrijk: een boekhouder wordt meestal lijkbleek als de verkoper zelfstandig het factuuradres gaat aanpassen. Er is een permanente koppeling tussen het CRM-systeem en het financiële systeem nodig via bijvoorbeeld een uniek klantnummer. Als NAW-gegevens veranderen, dan komen wijzigingen meestal beter door via de financieel-logistieke afdeling. Zo helpen zij sales/marketing/service mee om relatie-informatie actueel te houden.
Voor een goede informatiestrategie kunt u natuurlijk ook een afspraak maken met een specialist van Helder Inzicht. Deze ontwerpt met u een aanpak om informatie actueel te houden die aansluit op uw organisatie-situatie en ook in de praktijk goed werkt.