De stappen om de juiste CRM-software te selecteren
Het selectieproces voor het juiste CRM-systeem rust op de volgende 4 pijlers:
- Formulieren van heldere doelen die met het CRM-systeem bereikt moeten worden
- Bepalen van het CRM-kader om deze doelen te bereiken
- Vaststellen van gewenste werkscenario’s als uitgangspunt voor selectie van het CRM-systeem
- Projectplan voor implementatie en finale keuze
Een aantal valkuilen rond selectie van CRM-software
De selectie van een CRM-systeem is complex, omdat u met zeer veel aspecten te maken krijgt. Vaak wordt te snel gekeken naar de functionele mogelijkheden van CRM-systemen. De keuze valt dan op de CRM-leverancier die de leukste en op het eerste oog handige tools laat zien.
Een andere omslachtige insteek is om via “request for informations” (RFI’s) een enorme waslijst van technische en functionele vragen op te stellen en rond te sturen naar veel leveranciers. Aan de hand van hun antwoorden wordt een shortlist van leveranciers gekozen, die dicht bij de gewenste antwoorden komen.
Helder Inzicht gelooft niet in deze benaderingen. Onze ervaring is dat deze methoden niet succesvol zijn. Maar welke methode is wel effectief om het juiste CRM-systeem te selecteren?
Aanpak selectie CRM-software door Helder Inzicht
Hieronder een weergave van onze manier om het juiste CRM-systeem te kiezen.
- De eerste stap om het juiste CRM-systeem te kunnen selecteren, is de vaststelling van de beoogde doelen. Wat wil uw organisatie bereiken met de aanschaf van een CRM-systeem? Als u dit probeert te concretiseren, gaat u ervaren dat meningen van de interne stakeholders nogal uiteen lopen. Ook de verschillende belangen van afdelingen dienen bij elkaar gebracht te worden om de verwachtingen van CRM helder te krijgen.
- Als de gewenste doelen scherp genoeg zijn, vormen deze het vertrekpunt om het kader voor CRM vast te stellen. Wat is nodig om de doelen in CRM te realiseren? Wie zijn straks betrokken rondom het CRM-systeem en wat worden zij geacht te doen? Hoe zien huidige werkprocessen eruit en welke veranderingen zijn nodig? Meestal is er een tekort aan informatie en dient dit aangevuld te worden. Ook de technische randvoorwaarden voor een CRM-systeem dienen vastgesteld te worden.
- Dan vertaalt u al deze elementen naar praktische werkscenario’s met echte relaties, contactpersonen, werkprocessen, samenspel tussen medewerkers en stuurinformatie. Aan de hand van deze scenario’s dienen CRM-leveranciers hun oplossing te presenteren. Op deze manier vergelijkt u appels met appels, omdat de kern van iedere demonstratie bestaat uit uw gewenste werkprocessen. Medewerkers kunnen zo beoordelen welk informatiesysteem het meest praktisch aansluit op hun dagelijkse praktijk. U test zo bovendien de ervaring en inzet van de CRM-leverancier.
- Naast kiezen voor CRM-software, is de implementatie van het systeem een grote factor voor investering en succes. Stel, voor u investeert in software, ook een projectplan voor de implementatie op. Zorg dat uw doelen voor CRM voldoende centraal staan en de projectaanpak hierop is afgestemd. Verzeker u van de resources die nodig zijn om de implementatie binnen tijd en budget te realiseren.
Optimalisaties doorvoeren tijdens het selectieproces
Onze aanbeveling is om tijdens het selectieproces al eerste veranderingen door te voeren rond processen en informatie. Als deze verbeteringen niet worden doorgevoerd, gaat ook een CRM-systeem mislukken. Deze insteek bespaart uw organisatie veel geld en legt de verantwoordelijkheid ook bij de business. De nieuwe werkwijze leert u ook wat nodig is om het gewenst gedrag optimaal via een CRM-systeem te ondersteunen.
Ondersteuning in het selecteren van uw CRM-systeem
Er komt nogal veel kijken bij het kiezen van een CRM-systeem. En tijdens het selectieproces gaan uw zaken gewoon door. Daarom ondersteunt Helder Inzicht veel organisatie om effectief en doelgericht het juiste CRM-systeem te selecteren. De specialist van Helder Inzicht is dan uw regisseur en CRM-coach: dit bespaart uw organisatie veel tijd. Wij betrekken uw mensen op de juiste momenten om gerichte afwegingen te maken. Wij kennen de meeste CRM-systemen en maken helder wat ze wel en niet kunnen betekenen. Bel ons om telefonisch met ons te brainstormen over ondersteuning in het selectieproces op 030 246 79 51 of ……